quanto tempo eu dedico para minha organização no dia a dia

criar ferramentas de organização demanda, sim, tempo.

criar planilhas e quadros no trello ou páginas no notion para organizar demora:

  • porque nem sempre estamos familizarizadas com as ferramentas ou com a área que estamos organizando;
  • porque ao configurar a ferramenta, percebemos que não temos todas as informações que gostaríamos para organizar – e isso demanda dia a dia.

e, atualmente, eu tenho feito muito disso: tenho criado muitas ferramentas de organização para mim mesma e para o meu trabalho. por quê? porque o que havia não estava mais atendendo às minhas necessidades. porque muita coisa está mudando por aqui.

e eu percebo isso quando, no dia a dia, o sistema não se mostra suficiente. chega uma informação que não cabe muito bem em um lugar ou outro. o que impõe a necessidade de se criar lugares – ou seja, configurar ferramentas! e isso, realmente, me demanda tempo: às vezes, algumas horas na semana.

se você está dedicando muito tempo à organização, é provável que você esteja numa fase parecida: de descobrir o seu sistema. de configurar as ferramentas. de entender o que é necessário para você e colocar as coisas no fluxo do dia a dia.

uma vez que as ferramentas estejam configuradas – se elas estão bem configuradas – a ideia é que a organização não tome muito tempo no cotidiano. tudo, é claro, depende do volume de informações que chegam até você e precisam ser processadas.

para ilustrar, vou mostrar uma ferramenta que criei recentemente para o meu sistema de organização pessoal: o quadro rotina & contextos no trello – para poder ter mais equilíbrio entre as minhas frentes de trabalho.

este quadro tem sido modificado com alguma frequência – porque ainda não está claro para mim quanto tempo eu preciso dedicar para cada frente de trabalho. ainda, projetos que estão na categoria “investimento” logo mais terão mais protagonismo, e demandarão mais do que dois blocos de trabalho na rotina.

criar e modificar este quadro toma tempo: porque eu preciso analisar minha agenda e perceber o que precisa mudar. eu preciso entender o tempo mínimo que preciso me dedicar para cada contexto e quais testes quero rodar no futuro. tenho tentado deixar alguns dias livres de reunião – por mais que eu saiba que nem sempre é possível. olhar e modificar esse quadro toma tempo porque eu sou obrigada a entender os meus fluxos de trabalho em todas as frentes – e isso, por vezes, me faz perceber a necessidade de outras ferramentas de organização!

no dia a dia, por outro lado, esse quadro me ajuda muito! se eu marco uma reunião com um cliente da editora na sexta à tarde, sei que apenas na quarta seguinte conseguirei me dedicar com concentração à sua demanda. do mesmo modo, evito marcar reuniões com alunas leticionismo na segunda – pois atendo muitas clientes no sábado e gosto de aproveitar a segunda para criar seus materiais didáticos personalizados.

agora, então, mais ainda este quadro assumiu protagonismo por aqui: para delegar algumas funções do administrativo para a isa (meu deus! tem mais gente nesse time! aaa), eu preciso estabelecer uma comunicação clara. ali, ela já sabe qual é a prioridade de dia e horário para marcar com clientes. esse quadro aumenta, então, a autonomia dela – e faz com que eu me dedique menos tempo à isso no dia a dia. a letícia do passado já entendeu sua rotina, seu fluxo de trabalho e quais testes quer fazer no seu dia a dia de business woman. facilitou o cotidiano da letícia do presente.


vocês querem mais textos sobre rotina, planejamento de rotina e contextos aqui na revista? me sinalizem no instagram ou aqui, pelos comentários!


em geral, então, me dedico de meia hora à uma hora por dia à minha organização pessoal. isso envolve:

  • esvaziar minhas caixas de entradas;
  • atualizar as minhas listas;
  • planejar o dia seguinte.

faço os dois primeiros itens de duas a três vezes por dia. e, sem dúvidas, o que toma mais tempo é o wpp: ler as mensagens, responder quando é necessário e/ou levar a informação para o meu sistema – caso exista uma demanda para mim.

em geral, este tempo varia conforme o meu contexto – que influencia na quantidade de informações que chega, via e-mail ou via wpp.

planejar o dia seguinte é algo que gosto de fazer de noite – é a última coisa que faço antes de “fechar o trampo”. com o sistema atualizado e meus contextos de trabalho bem definidos, planejar o dia seguinte não me demanda nem dez minutos.


na semana passada, postei um vídeo para responder à pergunta de quanto tempo você precisa para se organizar? e a reflexão ficou bem interessante! discuti tanto o tempo da organização cotidiana, quanto o tempo da organização enquanto competência a ser aprendida e desenvolvida. vai lá assistir e deixa o seu comentário <3

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