o que você precisa saber antes de usar o kanban

para começar: você precisa assistir o vídeo que saiu lá no canal semana passada. nele, eu explico um pouco sobre o que é o kanban, como ele surgiu e como ele funciona.

conto que você já saiba o que é o kanban para seguir a leitura desse texto. se você quiser aprender mais sobre esse sistema antes de continuar, recomendo este texto ou este vídeo (com menos de 5 minutos! bem resumido!).

se o kanban não serve para organização pessoal, serve para quê?

lá no canal, eu explico meus argumentos para não indicar o kanban para organização pessoal. e talvez você tenha pescado que eu acho que ele pode ser um bom sistema. tudo depende do que você está tentando organizar! por isso, é importante que a gente esclareça alguns conceitos.

o kanban é ideal, ao meu ver, para organizar:

  • estudos! nesse caso, cada cartão pode ser uma atividade de estudos – a leitura de um livro ou os exercícios de um capítulo. você pode criar um quadro para cada área ou tema de estudos ou usar códigos de cores para categorizar os cartões. veja esse post da minha amiga pessoal lelê @claricenodiva para ver como ela organizou os estudos para o seu tcc.
  • equipes! como mostra o vídeo-resumo que eu sugeri no início do texto e como indica o texto também indicado lá no começo. o kanban mostra o andamento das ações, indica seus responsáveis e facilita a comunicação – porque diminui a necessidade de uso do whatsapp. isso significa que ele também é ótimo para organizar trabalhos em grupo na faculdade!
  • o fluxo de produção da sua empresa. ainda mais se você é autônoma! você pode criar um quadro para cada área. um quadro para organizar ações de marketing, que seguem mais ou menos o mesmo fluxo. outro quadro para organizar os pedidos de clientes e acompanhar a etapa na qual se encontra cada um deles.

com certeza, utilizar o kanban para organizar projetos específicos (ou grupos de projetos com características em comum) contribui para sua organização pessoal. isso não significa que o kanban seja um sistema de organização pessoal.

se você trabalha em uma empresa organizada, é mais fácil você se organizar pessoalmente. se seus professores são organizados, é mais fácil para você organizar os seus estudos. uma coisa influencia a outra – mas não são a mesma coisa!

conceitos importantes

  1. o que você está organizando?

antes de qualquer outra coisa, é necessário fazer essa distinção. um quadro para organização de estudos faz parte do seu sistema de organização pessoal – é uma ferramenta de apoio. como vimos acima: contribui para a sua organização pessoal, mas não é a sua organização pessoal.

por isso, vale olhar para a ferramenta e perguntar: o que estou organizando aqui?

ao meu ver, o sistema kanban serve (e muito bem!) para configurar ferramentas de apoio. ou seja: para organizar projetos específicos, sejam eles relacionados à produção em empresas ou aos seus estudos.

2. a configuração: é projeto ou é tarefa?

eu utilizo o conceito de projeto do método getting things done (GTD). o autor define projeto como tudo que se pretende concluído em um período de até um ano e cuja conclusão demande mais de uma ação.

e isso é importante para você configurar os seus quadros.

se você insiste em utilizar o kanban enquanto sistema de organização pessoal, sugiro que você organize PROJETOS nos cartões e que você tenha uma lista separada de ações.

na coluna A FAZER, você deixa os projetos que não estão em andamento – mas devem estar em um futuro próximo. se estiver causando muita ansiedade olhar para tanta coisa que não está em andamento, seja qual for o motivo, mantenha essa lista em outro lugar.

na coluna FAZENDO, você escreve os projetos em andamento. caso você esteja utilizando uma ferramenta digital para essa organização, como o trello, você pode organizar as ações de cada projeto “dentro” de cada cartão.

na coluna FEITO, bem, você organiza ali os projetos concluídos 😀 só para registro.

se você está utilizando o kanban para organizar grupos de projetos que apresentam o mesmo fluxo, cada coluna representa uma tarefa ou etapa da produção e cada cartão representa um projeto. o cartão se move pelas colunas, da esquerda para a direita, conforme o projeto avança em suas etapas.

se você está utilizando o kanban para organizar estudos, o quadro pode tomar diferentes formas. você está organizando as disciplinas da faculdade? então, podemos pensar em três colunas: A CURSAR, CURSANDO, CURSADAS. cada cartão representa uma disciplina – e, neste sentido, você pode tratar cada disciplina como um projeto na definição que utilizei anteriormente. você também pode criar um quadro para organizar um projeto específico – como um trabalho em grupo ou a sua monografia.


decidi escrever esta postagem pois senti falta dela na internet. vejo muita gente indicando o kanban para organização pessoal mas sem tomar esses devidos cuidados – que, ao meu ver, são fundamentais para configurar o sistema de forma sustentável e funcional.

vejo muita gente tentando se organizar com o método mas sem seus cuidados teóricos. ao meu ver, é isso que leva à frustração.

se queremos ter autonomia nos nossos processos de organização, se queremos entender porque algo não funcionou e como podemos fazer diferente para funcionar, precisamos aprender conceitos.

se você já teve alguma experiência com o kanban, me conta. quero muito saber como foi!

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